Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika i przekazywania zaliczki na PIT z każdej wypłaty. Jak dobrze prowadzić kadry w działalności gospodarczej?
Kadry to jeden z najbardziej znaczących działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają dużą ilość pracowników. To tam obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe i zaliczki na podatek dochodowy. Tworzone są z dokumentów przedstawiających wszystkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające wyliczenia, które posłużą do wypełnienia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najistotniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:
- dane o zatrudnieniu ( ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy, data zawarcia)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( ulica, gmina, telefon, miejscowość, województwo, kod pocztowy, poczta, powiat, numer mieszkania, numer domu, kraj)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, nazwisko rodowe, PESEL, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, imię matki, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, NIP)
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, nagrody, premia, dodatki i inne)
Lista płac
To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami odprowadzanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona posiadać pewne stałe elementy, t.j.:
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- nazwę pracodawcy
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- datę wystawienia
- informacje o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- informacje o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- nr stron
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- informacje o przyznanych premiach
- informacje o przyznanych nagrodach
- informacje o wysokości zaliczki na pit
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- informacje o przyznanych prowizjach
- informacje o wynagrodzeniu brutto i netto